Гид рекрутёра · обновлено в июле 2026
Своя база резюме — единственный актив рекрутёра, который не сгорает вместе с подпиской на job-борд. Разбираем, где брать контакты, что хранить в карточке кандидата, почему таблица ломается на третьей сотне строк и что требует 152-ФЗ от хранения персональных данных.
Определение
Эти два слова путают чаще всего, а разница принципиальная — она определяет, кому принадлежит результат вашей работы.
hh.ru, Авито Работа, SuperJob дают доступ к чужой базе соискателей. Вы платите за открытие контактов, и пока подписка активна — работаете. Подписка кончилась: доступ к людям, которых вы отобрали и оценили, закрылся вместе с ней. Job-борд — это источник трафика, а не хранилище.
Это люди, с которыми вы уже говорили: прошедшие интервью, отказавшиеся из-за зарплаты, не подошедшие по грейду, ушедшие к конкуренту. Каждый из них — готовый контакт с историей. База не зависит от подписок и остаётся с компанией, даже если рекрутёр сменился.
Поиск нового кандидата на job-борде — это часы просмотра и первичный контакт с нуля. Возврат к человеку из своей базы — одно сообщение: вы уже знаете его навыки, ожидания и причину прошлого отказа. Тёплая база — самый дешёвый источник найма, и он тем дешевле, чем дольше вы её ведёте.
Начните с бесплатного тарифа: 150 кандидатов хватает, чтобы перенести текущую таблицу и понять, работает ли подход.
Создать базуНаполнение
Источники расположены по убыванию стоимости контакта: сверху — то, за что платите деньгами и временем, снизу — то, что уже есть у вас бесплатно и обычно простаивает.
Job-борды hh.ru, Авито Работа, SuperJob. Самый быстрый способ набрать объём и самый дорогой по стоимости контакта. Резюме отсюда важно сразу сохранять к себе — вместе с файлом, а не только ссылкой.
Отклики на ваши вакансии — бесплатны и уже мотивированы. Ошибка почти всех: обрабатывать только релевантных, а остальных терять. В базу должны попадать все откликнувшиеся.
Рекомендации сотрудников — самая высокая конверсия в найм и самый низкий отсев на испытательном. Требуют дисциплины: рекомендацию нужно записать в базу в день, когда её дали, иначе она исчезнет в переписке.
Telegram-каналы, чаты, конференции — точечный, но качественный поток для узких ролей. Контакт часто приходит без резюме: карточку заводите сразу, файл добавите позже.
Кандидаты из прошлых подборов — источник, который ничего не стоит и почти никем не используется. Человек, отказавшийся год назад из-за оффера конкурента, сегодня может быть открыт к разговору.
Практическое правило: в базу попадает каждый, с кем состоялся хотя бы один содержательный контакт. Фильтровать будете поиском, а восстановить потерянный контакт нельзя. Как выстроить поиск на hh.ru под этот подход — разобрали в статье «Как искать кандидатов на hh.ru».
Структура
Минимальный набор полей, который через полгода отвечает на вопрос «звонить этому человеку или нет». Всё, что сверх — по вкусу, но без этого база превращается в список телефонов.
| Поле | Зачем нужно |
|---|---|
| Имя и контактытелефон, email, мессенджер | База без способа связаться — просто архив |
| Позиция и грейд | Основной фильтр при поиске под новую вакансию |
| Ключевые навыки | Позволяет находить людей по стеку, а не по названию должности |
| Город и формат работы | Отсекает нерелевантных до звонка: офис, гибрид, удалёнка |
| Зарплатные ожидания | Экономит интервью, которое закончится расхождением по вилке |
| Источникhh.ru, отклик, рекомендация | Показывает, какие каналы реально приводят к найму |
| Файл резюме | Ссылка на job-борд протухает, PDF остаётся навсегда |
| Этап воронки | Отвечает на вопрос, где человек сейчас и кто за него отвечает |
| Дата последнего касания | Главное поле «тёплой» базы: кого пора трогать снова |
| Заметки после интервью | Через полгода именно они решают, возвращаться к человеку или нет |
| Согласие на обработку и его дата | Правовое основание хранить эти данные — требование 152-ФЗ |
Развёрнутый разбор с примерами полей — в статье блога «Что такое база кандидатов и зачем она рекрутёру».
Регулярность
Собрать базу соискателей — половина дела. Разница между активом и свалкой контактов в одном: возвращаетесь ли вы к людям, которых однажды записали. Ниже — четыре привычки, которые эту разницу и создают.
Карточка заводится сразу после разговора, а не «когда дойдут руки». Через сутки половина контекста теряется, через неделю остаётся только имя. Учёт кандидатов работает ровно настолько, насколько дисциплинирован ввод данных — никакая система этого за вас не сделает.
«Не подошёл» — бесполезная запись. «Хотел на 30 тысяч больше», «не готов в офис пять дней», «ждал ответа от другой компании» — это условия, которые через год меняются. Именно такие заметки превращают отказ в будущий найм.
Договорённость «созвонимся через полгода» без напоминания не выполняется никогда. Напоминание на карточке снимает необходимость держать это в голове, а дата последнего касания показывает, кто из базы остыл и кого пора трогать.
Раз в полгода стоит пересматривать старые карточки: кто уже сменил работу, чьи контакты не отвечают, чьё согласие на обработку данных пора обновить. Это одновременно гигиена базы и выполнение требования 152-ФЗ не хранить данные дольше необходимого.
Метрика, по которой видно, что база работает: доля закрытых вакансий, где финалист пришёл из собственной базы, а не с job-борда. У команд, которые ведут учёт кандидатов дисциплинированно, эта доля растёт с каждым годом — и ровно на столько же падает счёт за доступ к чужим базам резюме.
Инструмент
Таблица — нормальный старт, и спорить с этим бессмысленно. Вопрос в том, когда она начинает стоить дороже, чем экономит. Обычно это происходит на 200-300 кандидатах или в день, когда в команде появляется второй рекрутёр.
| Задача | Excel / Google Sheets | Treex |
|---|---|---|
| Сохранить резюме с hh.ru | Копировать поля руками3-5 минут на кандидата | Расширение для браузераодин клик, поля заполняются сами |
| Найти человека по навыку | Ctrl+F по одной колонкеесли формулировки совпали | Поиск по навыкам, городу, вилкефильтры, а не текстовый поиск |
| История общения | Нетили колонка «комментарий» на 500 символов | Лента касаний по кандидатукто, когда, что решили |
| Дубли одного человека | Появляются неизбежновкладки, версии файла, копии у коллег | Проверка по email и телефонусовпадения показываются при добавлении |
| Работа вдвоём и больше | Конфликт версийфайл живёт у того, кто его завёл | Общая база и роливидно, кто ведёт кандидата |
| Не забыть вернуться к кандидату | Держать в головеили ставить будильник | Напоминания на карточкеплюс алерт «кандидат застрял» |
| Требования 152-ФЗ | Не закрываютсяфайл на личном ноутбуке, следов согласия нет | Серверы в РФ, удаление данныхфиксация согласия в карточке |
| Что будет при уходе рекрутёра | База уходит вместе с нимвместе с файлом и контекстом | База остаётся у компаниидоступ передаётся вместе с ролью |
Не всем нужна система учёта, и продавать её всем подряд нечестно. Таблица нормально закрывает задачу, если:
Если хотя бы два пункта не про вас — таблица уже тормозит работу, просто это ещё не посчитано в часах.
Право
Резюме — это персональные данные, а их сбор и хранение регулируется законом 152-ФЗ «О персональных данных». Ниже — практический минимум; за точными формулировками под вашу компанию идите к юристу.
Хранить резюме «просто так» нельзя — нужно основание. Для базы кандидатов это обычно согласие человека на обработку данных. Практический вывод: факт согласия и его дату нужно фиксировать в карточке, а не помнить.
Данные обрабатываются только в тех целях, которые заявлены, и хранятся не дольше, чем эти цели требуют. «Пусть лежит вечно, вдруг пригодится» — прямое нарушение. У базы должна быть политика: через какой срок неактуальные карточки пересматриваются.
Кандидат вправе потребовать удалить свои данные, и вы обязаны это сделать. В Treex удаление двухступенчатое: сначала мягкое — карточку можно восстановить, затем полное стирание персональных данных без возможности отката.
Где физически лежат данные, тоже имеет значение: серверы Treex находятся в России, данные кандидатов не передаются третьим лицам и не используются для обучения моделей.
Практика
Порядок, который работает, если база уже частично есть — в таблице, в почте, в закладках браузера.
Выгрузите текущую таблицу в CSV и импортируйте — колонки сопоставятся с полями карточки, а совпадения по email и телефону система покажет отдельно, чтобы вы решили судьбу дублей.
Дальше каждое резюме сохраняется в базу в один клик прямо со страницы hh.ru: имя, позиция, навыки, контакты и файл резюме попадают в карточку без ручного копирования.
Скрининг, интервью, тестовое, оффер — этапы настраиваются под ваш процесс. Кандидаты двигаются по канбану, и всегда видно, где человек застрял дольше нормы.
Напоминание на карточке заменяет привычку держать в голове «вернуться через две недели». Именно это превращает мёртвый архив в тёплую базу, к которой возвращаются.
Первые 150 кандидатов — бесплатно и без карты. Регистрация занимает меньше минуты.
Начать бесплатноВопросы
База резюме на hh.ru или Авито Работе — это чужая база, доступ к которой вы арендуете: контакты открываются за деньги, а когда подписка заканчивается, доступ к найденным людям пропадает. База кандидатов — ваша собственная: люди, с которыми вы уже общались, кого отсмотрели, кто не подошёл на прошлую вакансию, но подойдёт на следующую. Job-борд — это источник, ваша база — актив, который остаётся с компанией и растёт с каждым закрытым подбором.
Основные источники: job-борды (hh.ru, Авито Работа, SuperJob), отклики на ваши вакансии, рекомендации сотрудников, профильные Telegram-каналы и чаты, конференции и митапы, а также кандидаты из прошлых подборов — самый недооценённый источник. Ключевая привычка: сохранять всех, с кем говорили, а не только финалистов. Кандидат, отказавшийся сегодня из-за зарплаты, через год может стать идеальным наймом.
Минимальный набор: имя, контакты, позиция и грейд, ключевые навыки, город и готовность к переезду или удалёнке, зарплатные ожидания, источник, ссылка на исходное резюме, этап воронки и дата последнего касания. Плюс свободные заметки после интервью — именно они через полгода решают, звонить человеку или нет. Резюме-файл стоит хранить вместе с карточкой: ссылка на job-борд может протухнуть, а PDF останется.
На старте — да, до пары сотен строк Excel работает. Проблемы начинаются дальше: нет истории касаний, дубли одного человека в разных вкладках, файл живёт на ноутбуке рекрутёра и уходит вместе с ним, невозможно понять, кто и когда последний раз общался с кандидатом, а требования 152-ФЗ к хранению персональных данных таблица не закрывает вовсе. Обычно таблицу перерастают на 200-300 кандидатах или при появлении второго рекрутёра в команде.
Резюме — это персональные данные, поэтому нужны: правовое основание обработки (обычно согласие кандидата), обработка только в заявленных целях, хранение не дольше, чем нужно для этих целей, и удаление по требованию человека. На практике это значит: фиксировать факт и дату согласия, не хранить кандидатов «вечно на всякий случай» без основания и уметь полностью удалить данные конкретного человека. В Treex удаление кандидата двухступенчатое: сначала мягкое, с возможностью восстановить, затем полное стирание персональных данных.
Через импорт из Excel или CSV: колонки сопоставляются с полями карточки автоматически, дубли по email и телефону система показывает отдельно, чтобы вы решили, объединять их или нет. Если база собрана в другой CRM, выгрузите её в CSV — набор полей обычно совпадает. На тарифе «Команда» помогаем с переносом руками.
Тариф «Старт» бесплатный навсегда: до 150 кандидатов, 1 вакансия и расширение для hh.ru — этого хватает, чтобы собрать первую базу и понять, нужен ли вам инструмент. «Про» — 990 ₽/мес помесячно, без лимита на кандидатов и вакансии, с ИИ-разбором резюме. «Команда» — 2 990 ₽/мес за 3 места с ролями и общими комментариями. Оплата помесячная, годовой предоплаты нет.
Бесплатный тариф навсегда: 150 кандидатов, расширение для hh.ru, напоминания. Без карты и без созвона с менеджером.