В таблице 400 строк, её вели три года, и там есть всё: кто откликался, кому отказали и почему, кто просил перезвонить осенью. Мысль «перенесу базу кандидатов из Excel, когда будет свободное время» живёт в голове месяцами, потому что кажется, что переезд — это несколько дней ручной работы и риск потерять накопленное.
На практике перенести базу кандидатов из Excel можно за вечер, и большая часть этого времени уходит не на импорт, а на подготовку файла. Разберём по шагам: что именно вы переносите, что сделать с таблицей заранее, а чего делать не надо, как не потерять статусы и историю и что требует закон при смене системы хранения.
Что именно вы переносите
Полезно сразу разделить базу на четыре слоя, потому что переезжают они по-разному.
Люди. Имена, по одному на строку. Это самый простой слой: он переносится всегда и везде.
Контакты. Email и телефон. Тоже переносятся без проблем, но именно они потом работают ключами поиска дублей, поэтому их стоит беречь.
Воронка. Ваша колонка статусов: «думает», «на рассмотрении», «отправлен оффер», «не вышел». Формально это обычный текст, по смыслу — положение человека в процессе.
Контекст. Комментарии, причины отказа, зарплатные ожидания, договорённости. Самый ценный и самый хрупкий слой.
Третий и четвёртый теряются чаще всего. Контакты перенести легко, и на этом многие останавливаются: получается чистый список имён с телефонами, из которого непонятно, кто из этих людей уже проходил интервью, а кому отказали два года назад и почему. Ценность базы кандидатов создают как раз статусы и комментарии: без них это просто телефонная книга, и возвращаться к ней через полгода бессмысленно.
Поэтому главное правило: когда переносите базу кандидатов из Excel, статусы и комментарии едут вместе со всеми, а не «потом, когда будет время».
Отдельно о том, что не переедет: приложенные файлы резюме. Импорт из таблицы нигде не переносит вложения, потому что в таблице их нет — там максимум ссылка на папку. Если резюме в виде файлов вам действительно нужны, это отдельная ручная работа уже после переноса, и обычно её делают выборочно, для тех, с кем работа идёт прямо сейчас.
Подготовка таблицы: что проверить перед выгрузкой
Подготовка таблицы занимает минут двадцать и экономит час разборок потом. Это та часть работы, из-за которой перенос базы кандидатов из Excel кажется долгим, хотя сам импорт идёт минуты.
Один лист вместо вкладок по городам
Типичная таблица, которую вели долго, разрастается вкладками: «Москва», «Питер», «Удалёнка», «Архив 2024». Импорт читает один лист, поэтому вкладки надо свести в один.
Сводить просто: копируете строки друг под друга, но следите, чтобы колонки совпадали по смыслу. Если на одной вкладке третий столбец — телефон, а на другой — комментарий, при склейке получится каша, которую потом никакое сопоставление не разберёт. Если колонки всё-таки разные, добавьте столбец «Источник» или «Город» и заполните его при склейке: потом это станет комментарием или тегом.
Заголовки в первой строке, без шапки отчёта сверху
Система читает первую строку файла как названия колонок. Если сверху лежит шапка вроде «База кандидатов отдела подбора, обновлено 05.10.2026», а настоящие заголовки идут третьей строкой, то колонки назовутся кусками этой шапки, а сама шапка станет первым кандидатом.
Удалите всё, что выше строки заголовков, вместе с пустыми строками. Заодно уберите итоговые строки снизу, если они есть: «Всего: 412» приедет человеком по имени «Всего».
Строки заголовков может не быть вовсе — это не ошибка. Тогда колонки получат имена «Колонка 1», «Колонка 2» и вы сопоставите их ровно так же, по содержимому первых строк: система покажет их на экране перед импортом.
Телефоны и даты — текстовым форматом
Это единственное место, где Excel портит данные молча.
Телефон +7 912 345-67-89 в числовом формате превращается в 79123456789 в лучшем случае и в 7,91235E+10 в худшем. Дата «05.10» без года может стать «5 октября текущего года» или числом 45935. После выгрузки в CSV обратно это уже не развернуть.
Лечится заранее: выделите колонку с телефонами, задайте ей текстовый формат и проверьте глазами первые десять строк после сохранения в CSV. То же самое с датами, если они у вас в комментариях или в отдельной колонке.
Объединённые ячейки и пустые строки
Объединённая ячейка при выгрузке превращается в одну заполненную строку и несколько пустых. Если в вашей таблице так оформлены группы («Вакансия: бухгалтер» одной широкой ячейкой над блоком людей), снимите объединение и продублируйте значение в каждую строку — это и будет колонка «Вакансия», которую вы потом перенесёте в должность или комментарий.
Пустые строки-разделители между блоками лучше удалить, иначе они приедут пустыми карточками.
Чего делать не надо
А вот половина подготовки, которую обычно делают заранее, лишняя и местами вредная.
Не вычищайте дубли руками. В таблице дубли ищут глазами по ФИО, и это худший способ: однофамильцы склеиваются, а один и тот же человек с разным написанием имени («Пётр» и «Петр», «Иванова А.» и «Анна Иванова») остаётся в двух строках. Система сверяет email и телефон, то есть поля, которые указывают на человека однозначно. Перенесите как есть и разбирайте после.
Не переименовывайте статусы под чужой справочник. Соблазн большой: кажется, что надо заранее привести «думает» и «перезвонить осенью» к красивым названиям этапов. Не надо. Статусы вы сопоставите на отдельном шаге импорта: там вы увидите свои формулировки и сами разложите их по этапам. Переименованные заранее статусы только лишают вас информации: «перезвонить осенью» несёт смысл, которого в слове «Отслеживание» уже нет.
Не разбивайте ФИО на три колонки. Имя переносится целиком, разделять его отдельной работой смысла нет.
Не удаляйте «лишние» столбцы. Служебные ID, даты выгрузки, фамилии ответственных никому не мешают: на шаге сопоставления вы просто отметите их как непереносимые.
Выгрузка из того, что у вас есть
Excel и Google Таблицы. Чтобы перенести базу кандидатов из Excel, достаточно сохранить файл как есть: Excel пишет XLSX и CSV напрямую. Google Таблицы: «Файл» → «Скачать» → «Microsoft Excel (.xlsx)» или «Значения, разделённые запятыми (.csv)». Numbers на Mac экспортирует в оба формата через «Файл» → «Экспортировать в». Какой из форматов выбрать, обычно неважно: их принимают практически все системы подбора. CSV надёжнее в том смысле, что в нём нечему ломаться, кроме кодировки и разделителя, но XLSX сохраняет текстовый формат ячеек, и телефоны в нём страдают реже.
Другая CRM или ATS-система. Выгрузка кандидатов в CSV есть практически везде, ищите её в разделе настроек, администрирования или в списке кандидатов рядом с фильтрами. Выгружайте всё целиком, а не по одной вакансии: собирать потом пятнадцать файлов в один — лишняя работа. Если в системе есть выбор полей для выгрузки, отметьте статусы и комментарии: по умолчанию они нередко выключены.
Если выгрузки нет вовсе или она отдаёт неполные данные, остаётся API или запрос в поддержку. Поддержка обычно отдаёт полный дамп по письму, особенно когда вы уходите: удерживать данные им невыгодно, а право на их получение у вас есть.
Почта и мессенджеры. Единственный случай, когда переносить придётся руками. Сократить работу можно так: не пытайтесь восстановить всю историю, выпишите только тех, с кем общались за последний год, и по каждому одну строку контекста — откуда пришёл, на какую позицию, чем закончилось. Остальных заводите по мере того, как они снова всплывают. Попытка выгрузить в таблицу три года переписки обычно заканчивается тем, что переезд откладывается навсегда.
Как проходит импорт
Импорт базы кандидатов из Excel устроен почти везде одинаково и состоит из пяти шагов.
Загрузка файла. Вы выбираете XLSX, XLS или CSV. Разделитель в CSV система подбирает сама, вручную его обычно указывать не нужно.
Превью. Показываются первые строки файла — ровно то, что система в нём увидела. Это момент, когда ловятся испорченные телефоны и съехавшие колонки. Если на превью данные выглядят неправильно, импорт останавливать поздно не придётся: исправьте файл и загрузите заново.
Сопоставление колонок. Напротив каждой колонки файла вы выбираете поле карточки: имя, email, телефон, желаемая должность, статус, комментарий. Лишние колонки отмечаются как непереносимые. Готовить файл под чужой шаблон не нужно именно из-за этого шага.
Сопоставление статусов. Система собирает все значения, которые встречаются в вашей колонке статусов, и показывает их списком. Напротив каждого вы выбираете этап воронки. Несколько своих статусов можно свести на один этап, и так обычно и получается: «думает» и «перезвонить осенью» оба уезжают в отслеживание.
Отчёт. После обработки видно, сколько карточек создано, сколько строк пропущено и сколько совпало с уже существующими кандидатами.
В Treex этот путь выглядит так же: файл до 10 МБ, превью первых строк, сопоставление колонок с полями карточки, отдельный шаг для статусов и итоговый отчёт. Воронка идёт с готовыми этапами: «Новый», «Скрининг», «Тех. интервью», «Оффер», «Отказ», «Отслеживание». Подробный разбор каждого шага с примерами экранов — на странице импорт из Excel; там же описано, что происходит при повторной загрузке того же файла. Если вы выбираете систему и ещё не определились, зачем вообще уходить из таблицы, начните с обзора, что такое CRM для рекрутера и чем она отличается от ATS.
Дубли: почему их не надо чистить заранее
Дубли — главная причина, по которой перенос откладывают. Страх понятный: кажется, что система создаст две карточки на человека и база сразу станет грязной.
Работает это иначе. Систему интересуют email и телефон, а не имя. Два «Ивановых Александров» с разными телефонами — два разных человека, и это правильно. Один человек, записанный как «Иванов А.» в старой выгрузке и «Александр Иванов» в новой, но с тем же телефоном — один человек, и это тоже правильно. Поиск по ФИО, который вы бы делали в таблице глазами, ошибается в обе стороны.
Отсюда два следствия.
Первое: повторная загрузка того же файла — нормальный сценарий, а не авария. Вы импортировали, увидели, что забыли колонку комментариев, добавили её и загрузили файл заново. Карточки не задвоятся, система опознает уже знакомые контакты. Обычно есть выбор: обновить существующие карточки данными из файла или пропустить их, оставив как есть.
Второе: строки без email и телефона опознать не по чему. Если в таблице есть люди, от которых осталось только имя, они приедут отдельными карточками при каждой загрузке. Таких строк обычно немного, и проще дописать им хоть какой-то контакт до переноса, чем разбирать потом.
152-ФЗ при переносе
Короткая справка без запугивания: что закон спрашивает с вас, когда вы переносите базу кандидатов в новую систему.
Перенос данных из одной системы в другую — не новый сбор персональных данных, поэтому сама по себе смена хранилища нового согласия кандидата не требует. Что требуется, так это чтобы основание для обработки у вас было с самого начала: согласие с зафиксированной датой или другое основание, предусмотренное законом.
Что действительно стоит проверить при переезде:
- Где физически лежат данные. Серверы и бэкапы системы, в которую вы переезжаете, должны находиться в России. Это требование локализации, и вендор обязан ответить прямо, где стоят его серверы.
- Можно ли удалить человека. У вас должна остаться техническая возможность удалить данные конкретного кандидата по его требованию, вместе с историей и комментариями.
- Что происходит со старой копией. Таблица, из которой вы переносили, никуда не девается и остаётся персональными данными. Её не нужно хранить «на всякий случай» вечно: после того как вы убедились, что всё переехало, файл выгрузки лучше удалить, а не оставлять в общей папке и в почтовых вложениях.
Сроки хранения и правила отзыва согласия разобраны подробнее в гиде про базу кандидатов.
Чек-лист: перенести базу кандидатов из Excel за вечер
- Свести вкладки в один лист, проверив, что колонки совпадают по смыслу.
- Убрать шапку отчёта, итоговые и пустые строки, снять объединение ячеек.
- Задать телефонам и датам текстовый формат, проверить первые строки глазами.
- Выгрузить в XLSX или CSV, ничего не вычищая и не переименовывая.
- Загрузить файл и проверить превью: колонки на местах, телефоны целые.
- Сопоставить колонки с полями, лишние отметить как непереносимые.
- Разложить свои статусы по этапам воронки и запустить импорт, потом прочитать отчёт.
Восьмым пунктом — то, ради чего всё затевалось: открыть несколько карточек людей, которым вы отказали год назад, и убедиться, что комментарий на месте. Если он там, перенос удался.
Частые вопросы
В каком формате выгружать базу кандидатов из Excel?
Подойдёт XLSX или CSV — их принимают практически все системы подбора. Google Таблицы и Numbers сохраняют в оба формата через «Скачать как». Приводить таблицу к чужому шаблону обычно не нужно: современные импорты дают сопоставить колонки вручную.
Что делать с дублями при переносе базы?
Не вычищать их в Excel вручную. Надёжнее перенести всё как есть и разобрать дубли уже в системе: она сверяет email и телефон, то есть поля, которые указывают на человека однозначно. Поиск дублей по ФИО в таблице спотыкается на однофамильцах.
Как перенести свои статусы кандидатов?
Оставьте колонку статусов в файле как есть, со своими формулировками. На импорте система соберёт все встречающиеся значения и предложит сопоставить их с этапами воронки — несколько ваших статусов можно свести на один этап. Переименовывать статусы под чужой справочник до переноса не надо.
Законно ли переносить базу кандидатов в новую систему?
Переносить можно, если у вас есть основание для обработки этих данных: согласие кандидата с зафиксированной датой или иное основание по 152-ФЗ. Смена системы хранения сама по себе нового согласия не требует, но оператор обязан обеспечить хранение на серверах в РФ и возможность удалить данные конкретного человека по его требованию.
Перенесите базу и проверьте, что ничего не потерялось
Treex — CRM для рекрутера с бесплатным тарифом: 150 кандидатов, импорт из Excel и CSV, статусы раскладываются по этапам воронки на отдельном шаге. Регистрация занимает пару минут, карту вводить не нужно.
