Кандидат принял оффер, выходит в понедельник, и за час до его прихода кадровик, он же бухгалтер, он же собственник, гуглит, какие документы при приёме на работу нужно у него взять. В итоге берут «на всякий случай» ИНН, свидетельства о рождении детей, справку 2-НДФЛ с прошлого места и фото на пропуск, а трудовую книжку требуют у выпускника, у которого её не может быть с 2021 года. Зато форму ЕФС-1 подают через неделю, а в военкомат не сообщают вообще. Инспекция и СФР смотрят на приём ровно наоборот: лишние документы у работника — нарушение, недостающие у работодателя — штраф. Ниже полный список документов при приёме на работу на 2026 год глазами работодателя: что работник обязан предъявить по ст. 65 ТК РФ, что просить нельзя, что оформляете вы сами, в какие сроки и что изменилось в этом году.
Главное: обязательных документов от работника пять: паспорт, трудовая книжка или сведения СТД-Р, документ о регистрации в персонифицированном учёте (АДИ-РЕГ или старый СНИЛС), документы воинского учёта для военнообязанных и диплом, если должность требует подготовки. Справки о судимости и наркотиках — только для должностей, где закон прямо это предусматривает. Требовать что-то сверх ст. 65 ТК РФ запрещено. Со стороны работодателя обязательны трудовой договор в двух экземплярах, ознакомление с локальными актами под подпись до его подписания, ЕФС-1 в СФР не позднее следующего рабочего дня и сведения в военкомат за пять дней. Приказ о приёме и личная карточка Т-2 с 2021 года необязательны.
Какие документы работник предъявляет по ст. 65 ТК РФ
Перечень задаёт ст. 65 ТК РФ, и он закрытый: расширить его может только федеральный закон, указ или постановление Правительства, а не локальный акт компании (ч. 3 ст. 65 ТК РФ). Ниже все семь позиций из статьи: кто предъявляет и что делать, если документа нет.
| Документ | Кто предъявляет | Что делать, если нет |
|---|---|---|
| Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность | Все | Без него договор не заключить. Временное удостоверение личности по форме № 2П на период замены паспорта подходит |
| Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности | Все, кроме тех, кто устраивается впервые или на совместительство | Впервые — ничего не оформлять, книжка только электронная. Утеряна — работник пишет заявление, и вы оформляете новую (ч. 5 ст. 65 ТК РФ) |
| Документ о регистрации в системе персонифицированного учёта | Все | Нет регистрации — вы сами подаёте сведения в СФР, и работнику открывают лицевой счёт (ч. 4 ст. 65 ТК РФ) |
| Документы воинского учёта | Военнообязанные и призывники | Принять можно, отказ незаконен (письмо Минтруда от 19.03.2025 № 14-6/ООГ-1422), но в военкомат сообщить обязаны |
| Документ об образовании и (или) о квалификации | Только если должность требует специальных знаний | Для должности без квалификационных требований просить нельзя, а для врача, водителя или сварщика без него договор не подписывают |
| Справка о наличии или отсутствии судимости | Только для работы, к которой закон не допускает судимых: педагогика, работа с детьми, такси, автобусы, охрана | Без справки нельзя допускать к работе; заказывает её сам работник через Госуслуги, срок до 30 дней |
| Справка об административном наказании за потребление наркотиков | Только для должностей из перечней Правительства: транспорт, работа с оружием, опасные производства | Так же, как со справкой о судимости: без неё к работе не допускают |
Паспорт и что из него переписывать
Паспорт нужен, чтобы заполнить шапку трудового договора: ФИО, серия, номер, кем и когда выдан (ч. 1 ст. 57 ТК РФ). Адрес регистрации в договоре не обязателен, но он понадобится для отчётности в СФР и налоговой, поэтому его переписывают тоже. Копию паспорта хранить необязательно и с точки зрения закона о персональных данных рискованно: Роскомнадзор трактует хранение копий без цели как избыточную обработку. Достаточно переписать реквизиты в договор и учётную систему.
Трудовая книжка или СТД-Р
С 1 января 2021 года бумажную трудовую книжку оформляют только тем, у кого она уже была. Кто устраивается впервые после этой даты, получает только электронную запись в СФР (закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Поэтому у выпускника или человека без опыта требовать трудовую книжку нельзя, и заводить бумажную тоже не нужно.
Если у работника бумажная книжка, он приносит её, и вы вносите запись о приёме в течение пяти рабочих дней (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Если он перешёл на электронную, приносит форму СТД-Р от прошлого работодателя или СТД-СФР с Госуслуг. Обе показывают стаж, и обе работник вправе не приносить вовсе: стаж для больничного СФР считает по своим данным, а справка 182н отменена с 2023 года.
АДИ-РЕГ вместо СНИЛС
Зелёную карточку СНИЛС не выдают с апреля 2019 года. Вместо неё — уведомление по форме АДИ-РЕГ, бумажное или электронное с Госуслуг. Номер один и тот же, и ст. 65 ТК РФ говорит именно о «документе, подтверждающем регистрацию», так что старая карточка тоже подходит. Номер нужен вам для ЕФС-1 и для всей отчётности по взносам: без него форму не примут.
Документы воинского учёта
Военный билет, справка взамен военного билета или удостоверение призывника. Призывной возраст с 2024 года — до 30 лет, поэтому мужчин 18-30 лет проверяйте отдельно: если человек не стоит на учёте, отказать в приёме нельзя, но вы обязаны сообщить в военкомат. Женщины предъявляют документы воинского учёта только при наличии военно-учётной специальности: медики, связисты, картографы.
Диплом, справки о судимости и наркотиках
Документ об образовании требуют, только когда квалификационные требования к должности установлены законом или профстандартом, обязательным к применению. Для менеджера по продажам, администратора или курьера диплом просить нельзя, для бухгалтера в ПАО, врача, педагога или водителя — обязательно. Справку о судимости просят на работу с детьми (ст. 331, 351.1 ТК РФ), на такси и автобусы (ст. 328.1 ТК РФ), в охрану, на транспортную безопасность. Справку о наказании за наркотики — по перечням из ст. 65 ТК РФ: водители, работники с оружием, опасные производства.
Какие документы при приёме на работу требовать нельзя
Запрет прямой: требовать от поступающего документы, не предусмотренные ТК, федеральными законами, указами и постановлениями, нельзя (ч. 3 ст. 65 ТК РФ). Отказ в приёме из-за того, что человек не принёс «лишний» документ, — это необоснованный отказ по ст. 64 ТК РФ, а сам сбор лишних данных — избыточная обработка персональных данных.
Что просят чаще всего, и что с этим делать:
- ИНН. Работник вправе не давать. Для отчётности по НДФЛ работодателю ИНН не обязателен, а узнать его можно на сайте ФНС по паспортным данным. Просите, не требуйте.
- Свидетельства о браке и рождении детей. Нужны только для стандартных вычетов по НДФЛ, и приносит их работник по своей инициативе вместе с заявлением на вычет. Без заявления вычет не даёте и документы не собираете.
- Справки о доходах с прошлого места. Не нужны: больничные СФР считает по своим данным, а для вычетов достаточно справки о доходах и суммах налога, которую работник приносит сам, если хочет продолжить вычет.
- Характеристики, рекомендации, справка об отсутствии беременности, фото. Требовать нельзя. Фото на пропуск — только с письменного согласия: Роскомнадзор считает фото, по которому охрана опознаёт человека, биометрией.
- Медицинская книжка и справка о медосмотре. Обязательны только там, где ТК или отраслевые правила требуют предварительного медосмотра (ст. 220 ТК РФ, приказ Минздрава от 28.01.2021 № 29н): общепит, торговля продуктами, медицина, вредные условия, водители, несовершеннолетние. Офисному сотруднику без вредных факторов по спецоценке медосмотр не нужен.
- Заявление о приёме на работу. ТК его не предусматривает с 2002 года. Просить можно, требовать — нет; приём оформляет трудовой договор, а не заявление.
Документы при приёме на работу для особых случаев
Для четырёх категорий работников список документов при приёме на работу длиннее или короче общего, и ошибки здесь стоят дороже всего.
Иностранные граждане
К общему списку добавляются документы, которые дают право работать: патент для безвизовых стран или разрешение на работу, разрешение на временное проживание, вид на жительство, миграционная карта и отметка о постановке на учёт, полис ДМС. Гражданам ЕАЭС (Армения, Беларусь, Казахстан, Кыргызстан) патент не нужен. Перед подписанием проверьте человека в реестре контролируемых лиц МВД, который действует с 5 февраля 2025 года: с тем, кто в нём есть, договор заключать нельзя. О приёме иностранца вы уведомляете МВД в течение трёх рабочих дней (п. 8 ст. 13 закона № 115-ФЗ), штраф за пропуск — от 400 000 до 800 000 ₽ компании (ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ), в Москве и Петербурге до 1 000 000 ₽.
Несовершеннолетние
С 16 лет договор подписывают самостоятельно, с 15 — для лёгкого труда без вреда здоровью, с 14 — с письменного согласия одного из родителей и органа опеки (ст. 63 ТК РФ). К паспорту добавляются справка о предварительном медосмотре по форме 086/у, который оплачивает работодатель (ст. 69 ТК РФ), и, если школа ещё не окончена, документ о режиме обучения. Испытание несовершеннолетним не устанавливают (ст. 70 ТК РФ).
Совместители
Трудовую книжку не приносят, паспорт и диплом — как у всех. Для работы во вредных условиях нужна справка с основного места, что там условия не вредные (ст. 283 ТК РФ). Копию трудовой книжки просят, только если по совместительству человек идёт на должность, требующую стажа.
Дистанционные работники
Список тот же, но документы можно получить в электронном виде: скан паспорта и АДИ-РЕГ через КЭДО или электронную почту, а трудовую книжку — заказным письмом или не присылать вовсе, если работник выбрал электронную (ст. 312.2 ТК РФ). Договор подписывают усиленной квалифицированной подписью работодателя и усиленной подписью работника; простая подпись через Госуслуги подходит, если в компании введён КЭДО.
Что оформляет работодатель: чек-лист с основаниями
Документы при приёме на работу со стороны работника — половина дела. Вторая половина — то, что оформляете вы, и именно по ней инспекция считает штрафы.
| Документ | Обязателен | Срок | Основание |
|---|---|---|---|
| Лист ознакомления с ПВТР, положением об оплате, должностной инструкцией, положением о персональных данных | Да, кроме микропредприятий без ЛНА | До подписания договора | ч. 3 ст. 68 ТК РФ |
| Трудовой договор в двух экземплярах | Да | Не позднее трёх рабочих дней с допуска к работе | ст. 67 ТК РФ |
| Подпись работника о получении своего экземпляра | Да | В день подписания | ч. 1 ст. 67 ТК РФ |
| Приказ о приёме | Нет, с 22.11.2021 по желанию | Если издаёте — содержание строго по договору | ст. 68 ТК РФ |
| ЕФС-1, подраздел 1.1 | Да | Не позднее следующего рабочего дня после приказа или договора | п. 5 ст. 11 закона № 27-ФЗ |
| Запись в бумажную трудовую книжку | Только если работник её сохранил | Пять рабочих дней | приказ Минтруда № 320н |
| Сведения в военкомат о приёме военнообязанного | Да | Пять дней | п. 32 постановления Правительства № 719 |
| Карточка воинского учёта по форме № 10 | Да, для военнообязанных | При приёме | постановление № 719 |
| Личная карточка Т-2 | Нет, с 01.09.2021 | — | приказ Минтруда № 320н |
| Согласие на обработку персональных данных | Только для данных сверх трудового договора | До начала обработки | ст. 6, 9 закона № 152-ФЗ |
| Уведомление МВД о приёме иностранца | Да | Три рабочих дня | п. 8 ст. 13 закона № 115-ФЗ |
| Договор о полной материальной ответственности | Только для должностей из перечня Минтруда № 85 | При приёме | ст. 244 ТК РФ |
Локальные акты — до подписи, а не после
Порядок в ТК строгий: сначала работник знакомится под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и всеми локальными актами, которые касаются его работы, и только потом подписывает договор (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Лист ознакомления с датой раньше даты договора — это то, что инспектор проверяет первым. Микропредприятие вправе не принимать ЛНА вовсе и работать по типовому договору, тогда всё, что обычно лежит в ПВТР, переносится в текст договора (ст. 309.2 ТК РФ).
Трудовой договор и необязательный приказ
Договор заключают письменно, в двух экземплярах, по одному каждой стороне, и на экземпляре работодателя работник расписывается, что свой получил (ст. 67 ТК РФ). Если человек вышел на работу с ведома руководителя без подписанного договора, договор уже считается заключённым, а на бумагу даётся три рабочих дня. Приказ о приёме с ноября 2021 года издавать необязательно, а если издаёте — его содержание должно совпадать с договором, и знакомить с ним работника нужно под подпись в те же три дня. Что писать в самом договоре и как выглядит образец 2026 года, мы разобрали в статье трудовой договор с работником.
ЕФС-1 и персонифицированный учёт
О приёме вы сообщаете в Социальный фонд формой ЕФС-1 с подразделом 1.1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или подписания договора, если приказа нет. Электронно — обязательно при численности от 11 человек, меньше — можно на бумаге. С 1 января 2026 года в ЕФС-1 и штатном расписании коды профессий берут из нового классификатора ОК 016-2025, старый ОК 016-94 не действует, поэтому перед первым приёмом в году проверьте справочник в кадровой программе. Опоздание с ЕФС-1 — штраф 300-500 ₽ должностному лицу (ст. 15.33.2 КоАП РФ), небольшой, но СФР выписывает его за каждого работника.
Воинский учёт: карточка № 10 и сведения в военкомат
Личная карточка Т-2 отменена, но для военнообязанных вместо неё ведут карточку по форме № 10, и она обязательна даже в компании из трёх человек. О приёме военнообязанного или призывника сообщают в военкомат по месту его учёта в течение пяти дней по форме «Сведения о гражданине, подлежащем воинскому учёту» из приложения к постановлению № 719. Пропустили — штраф 40 000-50 000 ₽ руководителю или ответственному за учёт (ст. 21.4 КоАП РФ). Если человек не стоит на учёте, вы обязаны сообщить об этом в военкомат и вручить ему направление для постановки.
Персональные данные: где согласие нужно, а где нет
Для данных, которые нужны для трудового договора и отчётности, согласие работника не требуется: обработка идёт на основании закона (ст. 86-88 ТК РФ, п. 5 ч. 1 ст. 6 закона № 152-ФЗ). Согласие нужно, когда вы выходите за эти рамки: передаёте данные в банк для зарплатного проекта, страховую для ДМС, публикуете фото на сайте, храните телефон родственника на экстренный случай. Отдельное согласие требует и запрос данных у третьих лиц, например у прошлого работодателя (ст. 86 ТК РФ). С 30 мая 2025 года штрафы выросли: обработка без письменного согласия там, где оно нужно, стоит компании от 300 000 до 500 000 ₽ (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ), а работа без уведомления Роскомнадзора об обработке — от 100 000 до 300 000 ₽ (ч. 10 ст. 19.7 КоАП РФ). Уведомление обязательно для любого работодателя с 1 сентября 2022 года, исключение для «обработки в рамках трудовых отношений» тогда убрали.
Что изменилось в 2026 году
- С 1 января действует классификатор профессий ОК 016-2025 вместо ОК 016-94: коды в ЕФС-1 и наименования должностей в штатном расписании проверяют по нему.
- С 1 сентября по закону от 25.05.2026 № 144-ФЗ малый бизнес до 70 человек, а не до 35, заключает срочные договоры по соглашению сторон с любым работником; в договоре по-прежнему пишут причину срочности. Тем же законом установлен лимит сверхурочных 240 часов в год.
- С 1 сентября по закону от 09.04.2026 № 91-ФЗ испытание нельзя устанавливать женщинам с детьми до трёх лет; раньше граница была полтора года. Спросить о детях на собеседовании нельзя, а узнать перед подписанием договора — нужно: испытание таким работникам в договор не включают. Подробно про это — в статье испытательный срок.
- МРОТ с 1 января — 27 093 ₽, и оклад на полной ставке ниже него в договоре стоять не может.
- Иностранцев проверяют по реестру контролируемых лиц МВД: он заработал в феврале 2025 года и к 2026 стал обычной частью приёма.
Сам перечень документов от работника в ст. 65 ТК РФ в 2026 году не менялся.
Как собрать документы при приёме на работу за один день
- За день до выхода запросите у кандидата сканы: паспорт, АДИ-РЕГ, СТД-Р или разворот трудовой книжки, военный билет, диплом, если он нужен по должности. Сверьте ФИО с офером и вакансией.
- Подготовьте договор по данным из карточки кандидата: должность, оклад, дата выхода, режим, испытание, если оно допустимо.
- Утром первого дня дайте подписать листы ознакомления с ЛНА, потом договор в двух экземплярах, потом расписку о получении экземпляра. Именно в таком порядке.
- Возьмите заявление на вычеты и свидетельства на детей, если работник хочет; заявление на выплату зарплаты на карту с реквизитами; согласие на передачу данных в банк и страховую.
- В тот же или следующий рабочий день отправьте ЕФС-1 в СФР. Внесите запись в бумажную трудовую книжку, если она есть.
- В течение пяти дней заполните карточку № 10 и отправьте сведения в военкомат, для иностранца — уведомление в МВД в три рабочих дня.
- Оригиналы верните работнику сразу после сверки. Хранить у себя можно только трудовую книжку, и за неё вы отвечаете как за документ строгой отчётности.
Штрафы за ошибки с документами при приёме
| Нарушение | Основание | Штраф для компании |
|---|---|---|
| Договор не оформлен письменно в три рабочих дня | ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ | 50 000-100 000 ₽, повторно до 200 000 ₽ |
| Нет листа ознакомления с ЛНА, нет подписи о получении экземпляра договора, требование лишних документов | ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ | 30 000-50 000 ₽ |
| ЕФС-1 подана позже срока | ст. 15.33.2 КоАП РФ | 300-500 ₽ должностному лицу за каждого работника |
| Не сообщили в военкомат о приёме | ст. 21.4 КоАП РФ | 40 000-50 000 ₽ должностному лицу |
| Обработка персональных данных без согласия там, где оно нужно | ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ | 300 000-500 000 ₽ |
| Не уведомили Роскомнадзор об обработке | ч. 10 ст. 19.7 КоАП РФ | 100 000-300 000 ₽ |
| Не уведомили МВД о приёме иностранца | ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ | 400 000-800 000 ₽ |
Штрафы по ст. 5.27 считают за каждого работника, поэтому одна и та же ошибка в пяти приёмах подряд — пять штрафов. И в отличие от условий договора, которые можно дописать допсоглашением, срок подачи ЕФС-1 или уведомления военкомата назад не отмотать.
Документы начинаются с карточки кандидата
Больше половины проблем с документами при приёме на работу возникают не в день выхода, а раньше: на этапе найма никто не записал, первое ли это место работы, есть ли у кандидата дети до трёх лет, стоит ли он на воинском учёте, нужен ли ему патент. В день выхода это выясняется наспех, и договор подписывают с испытанием, которого не может быть, а трудовую книжку требуют у того, у кого её нет.
Работает обратный порядок: то, что влияет на документы, фиксируется в карточке кандидата ещё на собеседовании, и к дню выхода список нужных документов уже собран под конкретного человека. Как построить путь от отклика до выхода, чтобы ничего не терялось между этапами, мы разбирали в статье как нанять сотрудника. А если сотрудника ещё нужно найти, на нашем джоб-борде работа.онлайн есть раздел для работодателей с бесплатным размещением вакансий.
В Treex карточка кандидата хранит договорённости, заметки с собеседования и историю переписки в одном месте, а ИИ-разбор резюме за 20 секунд собирает краткий профиль с опытом и рисками: сразу видно, что это первое место работы по специальности или что последние три года человек работал за рубежом и трудовой книжки у него нет. К дню подписи у вас есть всё, чтобы собрать документы с первого раза.
Попробуйте Treex бесплатно
Договорённости с кандидатом — в карточке, а не в переписке. Регистрация занимает две минуты, тариф «Старт» бесплатен навсегда.
