Первый сотрудник у ИП или в новом ООО обычно появляется так: человек уже неделю работает, а собственник ищет, как принять сотрудника на работу, потому что бухгалтер спросил про ЕФС-1. Дальше выясняется, что ИП «надо было где-то регистрироваться как работодателю», что договор нельзя подписать без ознакомления с правилами, которых нет, что военкомат ждёт бумагу, а Роскомнадзор — уведомление. Половина этих страхов устарела, а вторая половина стоит денег. Ниже приём сотрудника глазами работодателя: что отличает ИП от ООО, семь шагов от решения «берём в штат» до первой зарплаты, сколько сотрудник стоит в 2026 году, какие отчёты появляются с первого дня и что изменилось в этом году.
Главное: ИП с 2023 года не регистрируется в СФР как работодатель отдельно: фонд ставит его на учёт сам по первой форме ЕФС-1, а с 1 июля 2026 года так же автоматически регистрирует и по договорам ГПХ. Порядок приёма для ИП и ООО одинаковый: локальные акты под подпись до договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ), договор в двух экземплярах не позднее трёх рабочих дней с допуска к работе (ст. 67 ТК РФ), ЕФС-1 в СФР не позднее следующего рабочего дня. Различий три: ИП не ведёт воинский учёт и не подтверждает основной вид деятельности в СФР, а штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ для ИП на порядок ниже, чем для ООО. Взносы за сотрудника с 2026 года для большинства малого бизнеса — 30%, льготные 15% остались только за приоритетными отраслями.
Чем приём сотрудника в ИП отличается от приёма в ООО
Трудовой кодекс не делит работодателей на ИП и юрлиц почти нигде: обязанности по договору, зарплате, отпускам и увольнению одинаковые. Отличия лежат в соседних законах — о воинской обязанности, о страховании от несчастных случаев, в КоАП — и в налоговом режиме. Сводим их в таблицу, чтобы дальше не повторяться.
| Вопрос | ИП | ООО |
|---|---|---|
| Регистрация как работодатель | Автоматически, по первой ЕФС-1 (трудовой договор) или по данным ФНС (ГПХ с 01.07.2026), заявление не нужно | Зарегистрировано в СФР с момента создания |
| Лимит на число работников | Зависит от режима: ПСН — 15, АУСН — 5, УСН — 130, НПД — нанимать по трудовому договору нельзя | Только по режиму: УСН — 130, АУСН — 5 |
| Воинский учёт | Не ведёт и в военкомат о приёме не сообщает (ст. 8 закона № 53-ФЗ обязывает организации) | Ведёт, о приёме военнообязанного сообщает за пять дней |
| Локальные акты | Обязательны, кроме микропредприятий | Обязательны, кроме микропредприятий |
| Подтверждение основного вида деятельности в СФР | Не подтверждает, тариф по ОКВЭД из ЕГРИП | Подтверждает ежегодно до 15 апреля |
| Штраф за договор ГПХ вместо трудового (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ) | 5 000-10 000 ₽ | 50 000-100 000 ₽ |
| Кто отвечает | Сам предприниматель, всем имуществом | Компания плюс директор как должностное лицо |
Дальше семь шагов, как принять сотрудника на работу, описаны для обоих, а где путь расходится, это указано прямо в тексте.
Шаг 1. Решите, что это: штат, ГПХ или самозанятый
Прежде чем оформлять сотрудника, стоит убедиться, что нужен именно сотрудник. Договор ГПХ и самозанятый обходятся дешевле, но только пока отношения действительно гражданские. Признаки трудовых отношений давно описаны Верховным судом и Рострудом: работа по должности, а не по результату, график, подчинение правилам компании, рабочее место и инструменты работодателя, регулярная оплата за процесс. Если это так, договор ГПХ суд переквалифицирует в трудовой по ст. 19.1 ТК РФ, а инспекция оштрафует по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.
С самозанятыми добавляется ещё одно правило: с бывшим работником, уволенным меньше двух лет назад, договор на НПД не работает, его доходы облагаются как зарплата (п. 8 ч. 2 ст. 6 закона № 422-ФЗ). ФНС сверяет самозанятых с базой бывших сотрудников автоматически.
Экономия на ГПХ с 2023 года тоже условная: взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование с выплат по ГПХ платят по тем же 30%, что и с зарплаты. Разница только во взносах на травматизм и в трудовых гарантиях, которых у исполнителя нет. Если человек нужен каждый день и надолго, дешевле принять сотрудника на работу по трудовому договору один раз и правильно. Чем трудовой договор отличается от ГПХ и самозанятости по пунктам, мы разбирали в статье трудовой договор с работником.
Шаг 2. Проверьте, что можете нанимать, и уведомьте Роскомнадзор
У ООО ограничений нет. У ИП — зависят от налогового режима. На патенте средняя численность не больше 15 человек за налоговый период, на АУСН — пять, на УСН — 130. ИП на НПД нанимать по трудовому договору не вправе вовсе: при первом сотруднике он теряет право на режим (ст. 4 закона № 422-ФЗ). Проверить это нужно до подписи, а не после: превышение лимита на патенте означает пересчёт налога с начала периода.
Второе дело до первого сотрудника — уведомить Роскомнадзор об обработке персональных данных. С 1 сентября 2022 года исключение для трудовых отношений отменено, уведомляет любой работодатель, и ИП тоже. Подаётся один раз через Госуслуги, занимает вечер, а работа без него с мая 2025 года стоит ООО от 100 000 до 300 000 ₽, ИП как должностному лицу — от 30 000 до 50 000 ₽ (ч. 10 ст. 19.7 КоАП РФ).
Отдельно регистрироваться в СФР ИП не нужно. По трудовому договору фонд регистрирует предпринимателя сам в течение трёх рабочих дней после первой ЕФС-1. По договору ГПХ, где прописаны взносы на травматизм, до 1 июля 2026 года требовалось заявление в 30 дней, а с этой даты Федеральный закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ перевёл на автоматическую регистрацию и такие случаи (разбор изменений). В налоговой как работодатель ИП тоже не встаёт: взносы и НДФЛ за сотрудников платят по своему ИНН.
Шаг 3. Подготовьте документы компании до первого сотрудника
До подписи договора у работодателя должны быть локальные акты, с которыми работника знакомят под подпись. Минимальный набор для ИП и ООО одинаковый:
- Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ): режим, перерывы, дисциплина, порядок выплат.
- Положение об оплате труда и премировании, если премии не описаны прямо в договоре.
- Положение о персональных данных (ст. 87 ТК РФ) и формы согласий — на передачу данных третьим лицам, на фото, на обработку данных родственников.
- Инструкции и программа вводного инструктажа по охране труда (постановление Правительства от 24.12.2021 № 2464): вводный инструктаж проходят все, включая офисных сотрудников, в первый день.
- Штатное расписание. Кодекс его не требует прямо, но ст. 57 ТК РФ велит писать должность «в соответствии со штатным расписанием», и инспектор спрашивает его первым.
- График отпусков — к 17 декабря на следующий год, для первого сотрудника в середине года не нужен.
Плюс одно обязательство с отсрочкой: на новом рабочем месте специальную оценку условий труда проводят в течение 12 месяцев (ч. 2 ст. 17 закона № 426-ФЗ). До неё в договоре пишут, что условия труда будут указаны по результатам СОУТ.
Микропредприятие: что можно не делать
ИП и компании с численностью до 15 человек и доходом до 120 млн ₽ в год вправе не принимать ПВТР, положение об оплате, график сменности и другие локальные акты (ст. 309.2 ТК РФ). Вместо них все условия включают в трудовой договор по типовой форме из постановления Правительства от 27.08.2016 № 858. Первый сотрудник у ИП почти всегда попадает под этот режим, и это законная экономия недели работы. Обязательными остаются документы по охране труда, персональным данным и график отпусков. Если бизнес вырастет и выйдет из реестра МСП как микропредприятие, локальные акты принимают в течение четырёх месяцев (ст. 309.1 ТК РФ).
Шаг 4. Соберите документы работника
Перечень закрытый и одинаковый для ИП и ООО, он в ст. 65 ТК РФ: паспорт, трудовая книжка или сведения СТД-Р (кроме тех, кто устраивается впервые или на совместительство), документ о регистрации в персонифицированном учёте, документы воинского учёта для военнообязанных, диплом, если должность требует специальных знаний, и справки о судимости и наркотиках только для профессий, где закон их прямо предусматривает. Просить ИНН, свидетельства на детей, справку о доходах и копию паспорта «в личное дело» нельзя: это нарушение ч. 3 ст. 65 ТК РФ, а отказ в приёме из-за таких документов — необоснованный отказ по ст. 64. Кто что предъявляет, что делать, если документа нет, и как оформлять иностранца, несовершеннолетнего и совместителя, мы разобрали в статье документы при приёме на работу.
Отдельный пункт — медосмотр. Он обязателен для торговли, общепита, водителей, работы с детьми, вредных условий и ряда других сфер (ст. 220 ТК РФ, приказ Минздрава от 28.01.2021 № 29н). Проходят его до договора, за счёт работодателя, и ИП это касается так же, как ООО: продавец в магазине у ИП без медкнижки — типичное первое замечание Роспотребнадзора.
Шаг 5. Ознакомьте с актами и подпишите трудовой договор
Порядок в ч. 3 ст. 68 ТК РФ строгий: сначала работник читает и подписывает лист ознакомления с ПВТР, положением об оплате, должностной инструкцией, потом подписывает договор. Лист с датой позже даты договора инспектор находит первым. У микропредприятия на типовом договоре этот шаг сводится к охране труда и персональным данным.
Договор составляют в двух экземплярах, по одному каждой стороне, и на экземпляре работодателя работник расписывается, что свой получил (ст. 67 ТК РФ). Если человек вышел на работу с ведома руководителя, договор уже заключён, а на бумагу даётся три рабочих дня. Обязательное содержание задаёт ст. 57 ТК РФ: место работы, трудовая функция, дата начала, оклад цифрой, режим, условия труда, дни выплат. Три вещи, на которых чаще всего ошибаются:
- Оклад не ниже МРОТ за полную норму: с 1 января 2026 года федеральный МРОТ 27 093 ₽, в регионах с соглашением — своя планка выше. Сумма до вычета НДФЛ, а не «на руки».
- Испытание существует, только если записано в договоре, максимум три месяца, и с 1 сентября 2026 года его нельзя ставить женщинам с детьми до трёх лет (Федеральный закон от 09.04.2026 № 91-ФЗ). Как оформить и как уволить не прошедшего, мы разобрали в статье испытательный срок.
- Срочный договор по соглашению сторон малый бизнес с 1 сентября 2026 года заключает при численности до 70 человек, а не 35 (Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ, обзор КонсультантПлюс). Причину срочности в договоре пишут всё равно.
Чтобы принять сотрудника на работу, приказ с 22 ноября 2021 года не нужен: достаточно договора (ст. 68 ТК РФ). Если приказ всё же издаёте, его знакомят под подпись в три дня с начала работы. Личную карточку Т-2 вести тоже не обязательно.
Шаг 6. Сообщите в СФР, военкомат и МВД
Здесь пути ИП и ООО расходятся сильнее всего, поэтому по адресатам.
СФР. О приёме сообщают формой ЕФС-1 с подразделом 1.1 не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа или договора (ст. 11 закона № 27-ФЗ). Это единственный отчёт со сроком в один день, и он же для ИП заменяет регистрацию как работодателя. Коды должностей с 1 января 2026 года берут из классификатора ОК 016-2025, старый ОК 016-94 не действует. Если у работника бумажная трудовая книжка, запись о приёме вносят в течение пяти рабочих дней; если он устраивается впервые, книжка только электронная, и ЕФС-1 её создаёт.
Военкомат. ООО в течение пяти дней сообщает о приёме военнообязанного или призывника и ведёт карточку по форме № 10; штраф за пропуск — 40 000-50 000 ₽ руководителю (ст. 21.4 КоАП РФ). ИП воинский учёт не ведёт: ст. 8 закона № 53-ФЗ возлагает обязанность на организации, и ответственность за несообщение для предпринимателя не предусмотрена (разбор Регберри). Документы воинского учёта при приёме ИП всё равно запрашивает — это ст. 65 ТК РФ, она общая.
МВД. О приёме иностранца работодатель любой формы уведомляет территориальный орган МВД в три рабочих дня (ст. 13 закона № 115-ФЗ), штраф за пропуск — 400 000-800 000 ₽ для компании и такой же для ИП, который в этой статье приравнен к юрлицу (ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ).
Роскомнадзор — см. шаг 2: уведомление подают до первого сотрудника, а не после.
Шаг 7. Настройте зарплату, взносы и отчётность
С первого сотрудника у ИП и ООО появляется одинаковый набор обязанностей налогового агента и страхователя. Зарплату платят не реже чем каждые полмесяца, не позднее 15 календарных дней после окончания периода, с расчётным листком (ст. 136 ТК РФ). НДФЛ удерживают по прогрессивной шкале от 13% до 22%, для зарплаты до 2,4 млн ₽ в год это 13%.
Сколько стоит сотрудник в 2026 году
Взносы считает и платит работодатель сверх зарплаты. Единый тариф — 30% с выплат в пределах предельной базы 2 979 000 ₽ в год на человека (постановление Правительства от 31.10.2025 № 1705) и 15,1% сверх неё. Плюс взносы на травматизм в СФР от 0,2% до 8,5% по классу риска основного ОКВЭД.
Льгота для малого бизнеса с 2026 года изменилась. Раньше любой ИП или компания из реестра МСП платили 15% с части зарплаты выше 1,5 МРОТ. Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ оставил её только тем, у кого основной ОКВЭД входит в перечень приоритетных отраслей из распоряжения Правительства от 27.12.2025 № 4125-р и не меньше 70% дохода идёт от него: производство, сельское хозяйство, общепит, транспорт, IT, образование, здравоохранение, туризм. Розничная торговля и большинство услуг из перечня выпали и платят 30% со всей суммы (условия льготы). Обрабатывающие производства из реестра МСП платят с суммы сверх 1,5 МРОТ 7,6%.
Пример: оклад 60 000 ₽ у ИП и ООО
На примере оклада 60 000 ₽ в месяц в классе риска 1 (0,2%):
| Строка | Без льготы (торговля, услуги) | С льготой 15% (приоритетная отрасль) |
|---|---|---|
| Оклад по договору | 60 000 ₽ | 60 000 ₽ |
| НДФЛ 13%, удерживается из оклада | 7 800 ₽ | 7 800 ₽ |
| Работник получает на руки | 52 200 ₽ | 52 200 ₽ |
| Взносы по единому тарифу | 18 000 ₽ | 15 096 ₽ (30% с 40 639,5 ₽ и 15% с остатка) |
| Взносы на травматизм 0,2% | 120 ₽ | 120 ₽ |
| Расход работодателя в месяц | 78 120 ₽ | 75 216 ₽ |
ИП на УСН «доходы» и на патенте уменьшают налог на взносы за работников, но с сотрудниками — не больше чем на половину (п. 3.1 ст. 346.21 и п. 1.2 ст. 346.51 НК РФ). Без работников ИП уменьшал патент на свои взносы до нуля; первый сотрудник эту возможность режет вдвое, и это часто неожиданная строка в бюджете.
Календарь работодателя после первого приёма
| Что | Куда | Когда |
|---|---|---|
| Уведомление об исчисленном НДФЛ | ФНС | 25-го числа за 1-22 число, 3-го числа следующего месяца за 23-е и до конца месяца |
| Уплата НДФЛ | ЕНС | 28-го и 5-го числа соответственно |
| Уведомление о взносах | ФНС | 25-го числа за первый и второй месяц квартала |
| Уплата взносов по единому тарифу | ЕНС | 28-го числа следующего месяца |
| Взносы на травматизм | СФР | 15-го числа следующего месяца |
| Персонифицированные сведения о физлицах | ФНС | Ежемесячно до 25-го числа; за последний месяц квартала данные входят в РСВ |
| РСВ и 6-НДФЛ | ФНС | До 25-го числа месяца после квартала, годовые — до 25 февраля |
| ЕФС-1, раздел 2 (травматизм) | СФР | До 25-го числа месяца после квартала |
| ЕФС-1, подраздел 1.1 | СФР | При приёме и увольнении — на следующий рабочий день, при переводе — до 25-го числа следующего месяца |
Для ИП и ООО календарь одинаков, кроме одной строки: ООО до 15 апреля подтверждает в СФР основной вид деятельности для тарифа травматизма, ИП этого не делает, и тариф ему ставят по ОКВЭД из ЕГРИП.
Штрафы: сколько стоит ошибка ИП и ООО
Штрафы по КоАП для предпринимателя по умолчанию как для должностного лица (ст. 2.4 КоАП РФ), поэтому за одно и то же нарушение ИП платит в разы меньше компании. Это не повод расслабляться: штрафы по ст. 5.27 считают за каждого работника, а недоплаченную зарплату и взносы взыскивают отдельно.
| Нарушение | Норма | ИП | ООО |
|---|---|---|---|
| Договор не оформлен письменно в три рабочих дня, ГПХ вместо трудового | ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ | 5 000-10 000 ₽ | 50 000-100 000 ₽ |
| То же повторно | ч. 5 ст. 5.27 КоАП РФ | 30 000-40 000 ₽ | 100 000-200 000 ₽ |
| Нет листа ознакомления, лишние документы у работника, нет расчётного листка | ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ | 1 000-5 000 ₽ | 30 000-50 000 ₽ |
| Зарплата ниже МРОТ или с задержкой | ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ | 1 000-5 000 ₽ | 30 000-50 000 ₽ |
| Работник допущен без обучения по охране труда или медосмотра | ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ | 15 000-25 000 ₽ | 110 000-130 000 ₽ |
| ЕФС-1 подана позже срока | ст. 15.33.2 КоАП РФ | 300-500 ₽ | 300-500 ₽ должностному лицу |
| Не сообщили в военкомат | ст. 21.4 КоАП РФ | не применяется | 40 000-50 000 ₽ должностному лицу |
| Не уведомили Роскомнадзор | ч. 10 ст. 19.7 КоАП РФ | 30 000-50 000 ₽ | 100 000-300 000 ₽ |
| Не уведомили МВД о приёме иностранца | ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ | 400 000-800 000 ₽ | 400 000-800 000 ₽ |
Самый дорогой сценарий
Самый дорогой сценарий у малого бизнеса один и тот же: собственник решил не принимать сотрудника на работу официально, человек несколько месяцев работает «на ГПХ» или вовсе без бумаг, потом конфликт, и суд признаёт отношения трудовыми с первого дня. Тогда к штрафу добавляются взносы за весь срок с пенями, отпускные и компенсации, а для ООО ещё дисквалификация директора при повторе.
Что изменилось в 2026 году
- С 1 января федеральный МРОТ 27 093 ₽, предельная база по взносам 2 979 000 ₽, коды профессий в ЕФС-1 — из классификатора ОК 016-2025.
- С 1 января льгота 15% по взносам для МСП действует только для приоритетных ОКВЭД из распоряжения № 4125-р (закон № 425-ФЗ). Проверьте свой основной код до первой зарплаты: от него зависит 15% или 30% с суммы выше 40 639,5 ₽.
- С 1 июля ИП, решивший принять сотрудника на работу, не подаёт заявление в СФР ни при трудовом договоре, ни при ГПХ с взносами на травматизм: регистрация автоматическая (закон № 29-ФЗ).
- С 1 сентября испытание запрещено женщинам с детьми до трёх лет (закон № 91-ФЗ), а срочный договор по соглашению сторон доступен малому бизнесу до 70 человек (закон № 144-ФЗ).
Оформление начинается на собеседовании
Большинство ошибок, когда нужно принять сотрудника на работу, случаются не в день выхода, а раньше. Никто не записал, первое ли это место работы у кандидата, есть ли у неё ребёнок до трёх лет, стоит ли он на воинском учёте, договаривались про ГПХ или про штат, какая была сумма «на руки». В день подписи это вспоминают наспех, и договор делают под шаблон, а не под человека.
Работает обратный порядок: всё, что влияет на оформление, вы записываете в карточку кандидата ещё на собеседовании, и к дню выхода понятно, какой договор, с каким испытанием и по какому тарифу взносов. Как построить путь от отклика до выхода, мы разбирали в статье как нанять сотрудника. А если сотрудника ещё предстоит найти, на нашем джоб-борде работа.онлайн есть раздел для работодателей с бесплатным размещением вакансий.
В Treex карточка кандидата хранит договорённости, заметки с собеседования и историю переписки в одном месте, а ИИ-разбор резюме за 20 секунд собирает краткий профиль с опытом и рисками: сразу видно, что кандидат последние три года работал как самозанятый или что это его первая работа по специальности. К дню подписи у вас есть всё, чтобы оформить сотрудника с первого раза, будь вы ИП или ООО.
Попробуйте Treex бесплатно
Договорённости с кандидатом — в карточке, а не в переписке. Регистрация занимает две минуты, тариф «Старт» бесплатен навсегда.
