«Нам нужен хороший менеджер по продажам, желательно вчера». С такой фразы начинается половина вакансий в малом бизнесе, и с неё же начинаются два месяца поиска не того человека. Рекрутер пишет объявление по своим догадкам, руководитель отклоняет кандидатов по критериям, которые держит в голове, а на третьем финалисте выясняется, что зарплату «обсудим» никто не согласовал с бюджетом. Заявка на подбор персонала закрывает эту дыру: это одна страница, на которой заказчик найма письменно отвечает, кто ему нужен, зачем, на каких условиях и к какому сроку. Ниже разбираем, какие поля в заявке обязательны, даём шаблон и пример заполнения, показываем, как снять её с руководителя за двадцать минут и что с ней делать дальше.
Что такое заявка на подбор персонала и зачем она нужна
Заявка на подбор персонала — это внутренний документ, которым руководитель подразделения или собственник заказывает найм. В крупной компании её заполняют по форме, сверяют с бюджетом и передают в отдел подбора. В малом бизнесе заказчик и исполнитель часто один человек: собственник сам решил, что нужен сотрудник, сам пишет вакансию и сам собеседует. Заявка нужна и в этом случае, просто пишет её собственник сам себе.
Не путайте заявку с другими документами:
- Заявка в кадровое агентство — приложение к договору об услугах подбора. В ней есть реквизиты, гарантийный срок и вознаграждение. Это коммерческий документ, и образцы в интернете в основном такие.
- Профиль должности — развёрнутое описание роли на пять-десять страниц с компетенциями и KPI. Для компании на тридцать человек это избыточно.
- Текст вакансии — рекламный текст для кандидата. Его пишут по заявке, но заявка честнее: в ней есть реальная вилка и причины, по которым ушёл предыдущий сотрудник.
Внутренняя заявка решает три задачи.
- Фиксирует договорённости. Что считаем обязательным, сколько платим, кто принимает решение. Через месяц поиска, когда руководитель скажет «я же просил с английским», можно открыть документ и посмотреть, просил или нет.
- Отсеивает лишний найм. Пока заполняете поле «какие задачи решит человек в первые три месяца», иногда оказывается, что задач на полставки, и дешевле перераспределить нагрузку или взять подрядчика.
- Даёт материал для всей цепочки. Из заявки получаются текст вакансии, вопросы для телефонного скрининга и критерии, по которым сравниваете финалистов. Без неё каждый этап придумывают заново.
Что происходит, когда заявки на подбор нет
Представьте типичный сценарий. Руководитель отдела продаж просит «найти менеджера». Рекрутер размещает вакансию по старому шаблону, собирает тридцать откликов, проводит восемь собеседований и выводит трёх финалистов. Руководитель смотрит и отклоняет всех: один без опыта в B2B, второй хочет на 30% больше, третий не готов к командировкам. Ни одно из этих условий не прозвучало в начале.
Цену такого круга посчитать просто. Три-четыре недели работы рекрутера, часы руководителя на собеседованиях, место, которое всё это время пустует и не приносит выручки. Как перевести это в деньги, мы разбирали в статье про стоимость найма: даже для линейной позиции в малом бизнесе выходит от полутора окладов. Второй круг поиска удваивает сумму.
Есть и менее заметные потери. Кандидаты, которым отказали после двух этапов без внятной причины, рассказывают об этом в отзывах. Рекрутер, который трижды «не угадал», перестаёт доверять своим суждениям и начинает согласовывать каждое резюме. А руководитель убеждается, что «нормальных людей на рынке нет», хотя на рынке не было только его требований.
Заявка на подбор персонала не гарантирует, что найм пройдёт с первого раза. Но она переводит спор «кто виноват» в вопрос «что изменилось в требованиях», а это разговор на пять минут.
Что должно быть в заявке на подбор персонала: 12 полей
Хорошая заявка помещается на одну страницу и отвечает на пять вопросов: кого ищем, зачем, что должен уметь, на каких условиях и как будем выбирать. Разложим эти вопросы на поля.
Должность и причина поиска
- Название должности. Так, как она будет звучать в трудовом договоре и в вакансии. «Менеджер по продажам» и «руководитель направления» — разные рынки и разные ожидания по деньгам.
- Причина открытия. Новая позиция, замена ушедшего, рост нагрузки. Если замена, то почему ушёл предыдущий: от ответа зависит, что менять в условиях. Если новая, то кто делал эту работу до сих пор и почему больше не может.
- Кому подчиняется и кем управляет. Один руководитель или два, есть ли подчинённые. Кандидат спросит об этом на первом собеседовании.
- Срок. Дата, к которой человек нужен на месте. Не «как можно скорее», а число. От неё в обратном порядке вы считаете весь процесс найма: две недели на отклики, неделя на собеседования, две недели отработки у кандидата на текущем месте.
Задачи на первые три месяца
Самое важное поле и самое часто пропускаемое. Не список обязанностей из должностной инструкции, а три-пять конкретных результатов: «вывести на контакт 40 новых клиентов из базы», «закрыть просроченную дебиторку по пяти ключевым контрагентам», «передать текущие сделки от увольняющегося менеджера без потери клиентов».
Этот блок делает две вещи. Для кандидата он честно показывает, во что он попадает. Для вас он проверяет, нужен ли вообще человек на полную ставку: если задач набирается на месяц, а дальше «будем смотреть», это не вакансия, а проект.
Требования: обязательные и желательные
Разделите требования на два столбца и будьте строги с первым. Обязательное — то, без чего кандидат не справится с задачами первых трёх месяцев и чему вы не готовы учить. Всё остальное — желательное, за него можно дать плюс, но не минус.
Полезная проверка: по каждому обязательному требованию спросите себя, кто из нынешних сотрудников на этой должности ему соответствует. Если лучший продавец пришёл без опыта в вашей отрасли, «опыт в отрасли от трёх лет» не обязателен.
Отдельно впишите, чему готовы научить сами. Это расширяет воронку в разы: «знание 1С необязательно, обучим за две недели» снимает барьер для хороших кандидатов из смежных сфер.
Условия: деньги, формат, оформление
- Зарплатная вилка. Нижняя граница, с которой готовы начать, и верхняя, выше которой не пойдёте даже за сильного кандидата. Фикс и переменная часть отдельно. Если вилки нет, найма тоже нет: вы потратите собеседования на людей, которых не можете себе позволить. Как сверить вилку с рынком, смотрите в статье про зарплатные ожидания кандидатов.
- Формат и график. Офис, гибрид, удалёнка; пятидневка, сменный, ненормированный. Командировки и их частота.
- Оформление. Трудовой договор, срочный договор на проект, ГПХ или самозанятость. От этого зависит, кого вы вообще можете рассматривать и что писать в вакансии.
- Испытательный срок и его критерии. Три месяца, по итогам которых проверяете те самые задачи из поля выше.
Процесс: кто решает и как
- Кто проводит собеседования. Рекрутер на первом этапе, руководитель на втором, собственник на финале или только руководитель.
- Кто принимает решение. Один человек. Если решение принимают двое, напишите, чьё слово последнее при расхождении.
- Сколько этапов и сколько времени на каждый. Кандидат на рынке живёт одну-две недели, и трёхэтапный процесс с паузами по неделе теряет лучших.
- Тестовое задание. Есть или нет, какое, сколько занимает у кандидата и кто проверяет.
Шаблон заявки на подбор персонала
Скопируйте таблицу в документ или в карточку вакансии и заполняйте по порядку. Поле «Задачи первых трёх месяцев» заполняйте первым: оно уточняет всё остальное.
| Поле | Что писать |
|---|---|
| Должность | Название как в договоре и в вакансии |
| Причина открытия | Новая позиция / замена (почему ушёл) / рост нагрузки |
| Руководитель | Кому подчиняется; есть ли подчинённые |
| Дата выхода | Конкретное число |
| Задачи на 3 месяца | 3-5 измеримых результатов |
| Обязательные требования | Без чего не справится и чему не учим |
| Желательные требования | За что плюс, но не минус |
| Чему научим | Навыки, которые даём сами за первые недели |
| Вилка | Фикс от и до, переменная часть, периодичность выплат |
| Формат и график | Офис / гибрид / удалёнка, режим, командировки |
| Оформление | ТД / срочный ТД / ГПХ / самозанятость; испытательный срок |
| Процесс отбора | Этапы, кто собеседует, кто решает, тестовое, срок на этап |
Внизу оставьте две строки: кто заполнил и дата. Когда через месяц требования изменятся, это нормально, но изменения вносите в заявку, а не в переписку.
Пример заполненной заявки: менеджер по продажам в B2B
Так выглядит заявка на подбор персонала для компании на 40 человек, которая продаёт оборудование корпоративным клиентам.
| Поле | Пример |
|---|---|
| Должность | Менеджер по продажам B2B |
| Причина открытия | Замена: предыдущий ушёл к конкуренту из-за потолка по бонусу. Бонусную схему пересмотрели |
| Руководитель | Руководитель отдела продаж, подчинённых нет |
| Дата выхода | 1 декабря |
| Задачи на 3 месяца | Принять 35 действующих клиентов без оттока; провести 60 первичных контактов из холодной базы; закрыть минимум 3 новые сделки от 300 тыс. ₽ |
| Обязательные требования | Опыт продаж юрлицам от 1 года с циклом сделки от месяца; готовность к 2-3 командировкам в квартал; умение вести CRM |
| Желательные требования | Опыт в промышленном оборудовании; технический диплом |
| Чему научим | Продукту (две недели с инженером), нашей CRM, регламенту коммерческих предложений |
| Вилка | Фикс 90-110 тыс. ₽ до вычета, бонус 3% от маржи без потолка, в среднем 150-180 тыс. ₽ на руки у действующих менеджеров |
| Формат и график | Офис, пятидневка 9-18, командировки по ЦФО |
| Оформление | Трудовой договор, испытательный срок 3 месяца по задачам выше |
| Процесс отбора | Телефонный скрининг 15 минут (рекрутер), собеседование 45 минут (руководитель отдела), финал 30 минут (директор). Между этапами не больше 3 рабочих дней. Решение в день финала |
Обратите внимание на две строки. В причине открытия честно сказано, почему ушёл предыдущий, и что с этим сделали: рекрутер теперь знает, что бонусная схема будет первым вопросом сильного кандидата. А в вилке указан реальный средний доход действующих менеджеров, а не абстрактное «до 200 тысяч».
Как заполнить заявку за 20 минут: интервью с руководителем
Руководители не любят формы. Если прислать шаблон на почту, он вернётся через неделю с заполненными тремя полями из двенадцати. Работает другое: двадцатиминутная встреча, на которой рекрутер задаёт вопросы и сам записывает ответы в заявку. Собственник, который нанимает себе, может ответить на те же вопросы письменно: это дисциплинирует сильнее, чем кажется.
Семь вопросов, которые закрывают заявку:
- Что изменится в компании через три месяца после выхода этого человека? Отсюда берутся задачи и измеримые результаты.
- Что делал предыдущий сотрудник хорошо, а что плохо? Почему ушёл? Отсюда причина открытия и половина требований.
- Назовите лучшего сотрудника на похожей должности. Что в нём главное? Это и есть обязательные требования, обычно их два-три, а не десять.
- Чему вы готовы учить, а чему нет? Граница между обязательным и желательным.
- Сколько готовы платить человеку, который закроет задачи из первого вопроса? А сколько максимум? Вилка. Если руководитель не знает, перенесите встречу до разговора с финансами.
- Кто кроме вас будет смотреть кандидатов и чьё слово последнее? Процесс.
- Если к дате выхода не найдём, что будет? Проверка срочности и реальной даты. Иногда выясняется, что «вчера» на самом деле «к концу квартала».
Заявку после встречи отправьте руководителю на подтверждение одной строкой: «Ищем по этому описанию, всё верно?». Письменное «да» экономит недели.
Пять ошибок в заявке на подбор персонала
Перечисляем те, что встречаются в небольших компаниях чаще всего.
- Список требований вместо списка задач. Десять пунктов «знание, умение, опыт» и ни слова о том, что человек будет делать. Кандидат не понимает роль, рекрутер не может отсеять, руководитель оценивает по ощущению.
- Все требования обязательные. Когда обязательных пунктов восемь, им соответствует никто, и каждый кандидат получает отказ по формальному признаку. Оставьте три.
- Вилка «по итогам собеседования». Это не вилка, а отсрочка конфликта на финал. Сильный кандидат назовёт сумму выше бюджета, и вы потеряете его после двух недель работы.
- Портрет идеального сотрудника вместо портрета достаточного. «Молодой, с горящими глазами, опыт десять лет, оклад средний по рынку». Таких людей нет, а если есть, они не ищут работу через отклики. Заявка описывает человека, который справится с задачами первых трёх месяцев, а не мечту.
- Заявка живёт отдельно от процесса. Заполнили, положили в папку и дальше ищут по памяти. Заявка полезна только если из неё сделаны вакансия, вопросы для скрининга и лист оценки.
Отдельная ошибка, связанная с законом: требования по полу, возрасту, семейному положению и прописке. В заявке их писать нельзя так же, как и в вакансии: статья 64 Трудового кодекса запрещает отказ по обстоятельствам, не связанным с деловыми качествами, а статья 13.11.1 КоАП штрафует за дискриминационные объявления. Если руководитель настаивает, переведите пожелание в деловое качество: не «до 35 лет», а «готовность к командировкам и ненормированному дню».
Что делать с заявкой дальше: вакансия, скрининг, оценка
Заявка на подбор персонала — это исходник, из которого вы собираете три рабочих инструмента.
Текст вакансии. Задачи первых трёх месяцев становятся блоком «Что предстоит делать», обязательные требования — коротким списком «Что важно», условия переносите как есть, вилку публикуете с нижней границей. Структуру и примеры смотрите в гайде как написать вакансию. Если текст нужен быстро, подойдёт генератор вакансий: вставляете поля заявки и получаете черновик объявления.
Чек-лист телефонного скрининга. Каждое обязательное требование превращается в один закрытый вопрос, плюс вопрос о деньгах и дате выхода. Пять вопросов на десять минут вместо часового разговора с каждым откликнувшимся.
Лист оценки для собеседования. По каждой задаче из заявки готовите вопрос о прошлом опыте: «Расскажите, как вы передавали клиентскую базу от ушедшего коллеги». Как строить такие вопросы и оценивать ответы по единой шкале, описано в статье про структурированное интервью и метод STAR. Все собеседующие ставят оценки по одним критериям, и финальный выбор опирается на баллы, а не на впечатление.
Где хранить заявку, если нет HR-системы: в карточке вакансии, рядом с кандидатами. В Treex требования из заявки вписываются в описание вакансии, и ИИ-помощник оценивает совпадение каждого кандидата именно с ними: насколько человек подходит, с обоснованием по пунктам. Разбор резюме занимает около 20 секунд вместо пяти минут, а руководитель в той же карточке видит, почему рекрутер довёл кандидата до финала. Заявка перестаёт быть документом в папке и становится фильтром, через который идёт вся воронка.
Итог
Заявка на подбор персонала — это одна страница, которая стоит двадцать минут разговора и экономит недели поиска. В ней двенадцать полей, но главные три: измеримые задачи на первые три месяца, короткий список обязательных требований и честная вилка. Заполняйте её на встрече с руководителем, а не по почте, подтверждайте письменно и обновляйте, когда требования меняются.
Дальше заявка работает сама: из неё получаются текст вакансии, вопросы для скрининга и лист оценки. И когда очередной финалист не подходит, у вас есть документ, с которого начинается не спор, а уточнение.
Попробуйте Treex бесплатно
Опишите вакансию по заявке, сохраняйте кандидатов с hh.ru одним кликом и смотрите, насколько каждый совпадает с требованиями: ИИ-помощник оценивает совпадение и объясняет, почему. Регистрация занимает две минуты, тариф «Старт» бесплатен навсегда.
