Вакансия висит третью неделю, откликов полсотни, а нанять некого. Половину кандидатов никто не посмотрел, двоих хороших пригласили на собеседование через десять дней, и они уже вышли к конкурентам. Так бывает, когда процесс найма живёт в голове у руководителя: никто не знает, на каком этапе кандидат и кто должен сделать следующий шаг. Ниже — карта процесса найма из девяти этапов: у каждого есть ответственный, срок и результат, по которому этап считается пройденным. Плюс простой способ посчитать, где вы теряете людей.
Что такое процесс найма и зачем его описывать
Процесс найма — это последовательность шагов от момента, когда компании понадобился человек, до дня, когда он вышел на работу и прошёл испытательный срок. Звучит очевидно, но в малом бизнесе этот путь редко записан. Каждый раз нанимают заново: кто-то пишет объявление, кто-то смотрит резюме «когда будет время», решение принимают по ощущениям.
Записанный процесс даёт три вещи.
Скорость. Хороший кандидат на рынке ищет работу одну-две недели. Если между откликом и собеседованием проходит неделя, вы его теряете. Когда у каждого этапа есть срок, паузы видно сразу.
Предсказуемость. Вы знаете, сколько откликов нужно, чтобы закрыть вакансию, и сколько времени это займёт. Можно планировать, а не тушить пожар.
Передаваемость. Процесс можно отдать помощнику, новому менеджеру или ассистенту. Пока он существует только в вашей голове, нанимать можете только вы.
Если вы впервые нанимаете сами и вам нужен разбор каждого шага с примерами, начните с гайда как нанять сотрудника. Здесь речь о другом: как собрать эти шаги в систему, которая работает без вашего ручного контроля.
Этапы найма сотрудника: карта процесса
Ниже — девять этапов найма, которых хватает компании от трёх до пятидесяти человек. Сроки ориентировочные, под линейную позицию: продавец, менеджер, оператор, специалист без редкой квалификации.
| # | Этап | Кто отвечает | Срок | Результат этапа |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Заявка на подбор | Руководитель, которому нужен человек | 1 день | Профиль должности и вилка зарплаты |
| 2 | Вакансия и каналы | Тот, кто ведёт подбор | 1-2 дня | Вакансия опубликована |
| 3 | Разбор откликов | Тот, кто ведёт подбор | Каждый день | Отклики разобраны: да, нет, резерв |
| 4 | Телефонный скрининг | Тот, кто ведёт подбор | 1-2 дня после отклика | Кандидат приглашён или получил отказ |
| 5 | Собеседование | Руководитель + тот, кто ведёт подбор | 3-5 дней после скрининга | Оценки по критериям записаны |
| 6 | Решение | Руководитель | 1-2 дня после встречи | Выбран кандидат, остальным ответили |
| 7 | Оффер | Руководитель | В день решения | Кандидат принял условия |
| 8 | Оформление | Бухгалтер или кадровик | До выхода, не позже 3 рабочих дней | Договор и приказ подписаны |
| 9 | Выход и испытательный срок | Руководитель | 1-3 месяца | Сотрудник остаётся или расстаётесь |
Обратите внимание на последнюю колонку. Этап считается пройденным, когда есть конкретный результат, а не когда «вроде поговорили». Это главное отличие процесса от череды действий.
Колонку «Кто отвечает» заполняйте именами, а не должностями. В компании из пяти человек «тот, кто ведёт подбор» и «руководитель» часто один человек, и это нормально. Плохо, когда ответственного нет вовсе и каждый думает, что кандидату позвонит кто-то другой.
Заявка и вакансия: первые этапы процесса найма
Заявка на подбор: что в ней должно быть
Процесс найма начинается не с объявления, а с короткого документа для себя. Даже если заявку пишет собственник сам себе, ответьте письменно на пять вопросов:
- Какие задачи человек будет решать в первые три месяца.
- Что обязательно, без чего он не справится, а что просто желательно.
- Сколько готовы платить: нижняя и верхняя граница.
- Кто проводит собеседование и кто принимает решение.
- К какой дате человек нужен на месте.
Пятый пункт часто пропускают, а зря. Дата выхода задаёт срок всему процессу. Если человек нужен через месяц, а оформление и уведомление на прежней работе занимают две недели, на поиск и отбор остаётся две недели. Это сразу показывает, можно ли позволить себе три этапа собеседований.
Вакансия и каналы
Из заявки получается текст вакансии. Как написать его так, чтобы откликались подходящие люди, мы подробно разбирали в статье как написать вакансию. Здесь важно другое: выберите каналы до публикации и не меняйте их хаотично. Если через неделю откликов мало, вы должны понимать, в чём дело: в тексте, в зарплате или в площадке. Сравнение площадок есть в разборе где разместить вакансию.
Отдельно проверьте свою базу. Кандидаты, которые дошли до финала в прошлый раз, но проиграли в последнем раунде, часто подходят сейчас. Позвонить им дешевле и быстрее, чем ждать новых откликов.
Этапы отбора: отклики, скрининг, собеседование
На отборе процесс найма ломается чаще всего. Причина почти всегда одна: отклики копятся, их разбирают пачкой раз в неделю, и лучшие кандидаты за это время находят работу.
Разбор откликов каждый день
Правило простое: отклик разбирается в день поступления или на следующий. На каждый ответ один из трёх статусов: «подходит», «не подходит», «в резерв». Пятнадцать минут каждый день работают лучше, чем три часа в пятницу.
Критерии для разбора берите из заявки, из колонки «обязательно». Если кандидат не проходит по обязательному пункту, это отказ, даже если резюме симпатичное. Если проходит по всем обязательным, это приглашение на звонок, даже если резюме оформлено плохо.
Телефонный скрининг
Пятиминутный звонок экономит час собеседования. На нём проверяют три вещи: устраивают ли кандидата зарплата, график и место работы, и действительно ли у него есть опыт из резюме. Половина расхождений выясняется уже здесь, и обеим сторонам не приходится тратить время на встречу.
Собеседование и оценка
Собеседование — самый дорогой этап процесса найма: на нём занято время руководителя. Чтобы оно давало результат, вопросы и критерии готовьте заранее, а оценки записывайте сразу после встречи, пока впечатление свежее. Как построить разговор и что спрашивать, читайте в гайде как проводить собеседование. Если хотите сравнивать кандидатов по одной шкале, пригодится метод из статьи про структурированное интервью.
Количество встреч держите минимальным. Для линейной позиции хватает одного собеседования, иногда с коротким практическим заданием. Каждый дополнительный раунд добавляет неделю и снижает шанс, что кандидат дождётся оффера.
Решение и ответ остальным
Решение принимайте в течение одного-двух дней после последней встречи. Сразу после этого отправьте ответ всем, кто дошёл до собеседования. Кандидаты, которым вы отказали вежливо, остаются в базе и отвечают через полгода, когда откроется похожая вакансия.
Оффер и выход: где процесс найма теряет кандидата
Кажется, что после решения всё уже сделано. На деле на последних этапах найма кандидаты срываются чаще, чем принято думать: они получили встречное предложение, передумали или просто не дождались документов.
Оффер в день решения
Предложение отправляйте письменно в тот же день, когда приняли решение. В нём: должность, зарплата до вычета налога и после, график, дата выхода, испытательный срок, кто встретит в первый день. Устного «мы вас берём» мало: через три дня кандидат может засомневаться, а письменный оффер он перечитывает и показывает близким.
Договоритесь о сроке ответа. Два-три дня на размышление — нормально. Неделя — знак, что кандидат ждёт другое предложение.
Оформление: сроки по Трудовому кодексу
Оформление — единственный этап, где сроки задаёт закон, а не вы. По статье 67 ТК РФ трудовой договор оформляют письменно не позднее трёх рабочих дней со дня, когда человек фактически приступил к работе. По статье 68 ТК до подписания договора его нужно ознакомить с правилами внутреннего распорядка и другими локальными актами, а приказ о приёме объявить под подпись в течение трёх рабочих дней с начала работы. Сведения о приёме подаются в Социальный фонд по форме ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после приказа.
Список документов, которые нужно собрать у сотрудника, мы вынесли в отдельную статью: документы при приёме на работу. Пошаговое оформление в ИП и ООО разобрано в материале как принять сотрудника на работу.
Практический совет: готовьте документы до первого дня, а не в первый день. Тогда сотрудник с утра занимается работой, а не заполняет бумаги.
Выход и испытательный срок
Процесс найма не заканчивается подписанием договора. Если человек ушёл через месяц, вакансия открывается заново, и все этапы проходят по второму кругу. Поэтому последний этап — первые недели работы: наставник, план на первый месяц, встреча с руководителем в конце каждой недели. Подробности — в статье про адаптацию нового сотрудника, а правила, которые закон устанавливает для пробного периода, — в разборе испытательного срока.
Сколько длится процесс найма и где он буксует
Сложите сроки из таблицы, и получится, что линейную позицию можно закрыть за две-три недели от заявки до выхода. На практике у малого бизнеса выходит месяц и больше. Разница почти никогда не в работе, а в ожидании.
Три места, где процесс найма теряет время чаще всего:
- Между откликом и звонком. Отклики разбирают раз в неделю, а не каждый день. Сильный кандидат за неделю успевает получить два приглашения.
- Между собеседованием и решением. Руководитель «подумает до понедельника», потом уезжает, потом хочет посмотреть ещё пару человек. Каждый день ожидания повышает риск, что финалист примет другой оффер.
- Между согласованиями. Собеседует один, решает второй, а зарплату утверждает третий. Если каждый отвечает за сутки, это три дня. Если за неделю, это три недели.
Лечится это одинаково: срок у каждого этапа и человек, который за этот срок отвечает. Если срок прошёл, а результата нет, это видно в тот же день, а не в конце месяца.
Как посчитать воронку найма без отдела HR
Чтобы управлять процессом найма, достаточно считать, сколько кандидатов проходит каждый этап. Это называется воронкой найма. Специальная программа не нужна, хватит учёта: сколько вошло на этап и сколько вышло.
Условный пример для вакансии продавца-консультанта:
| Этап | Кандидатов | Переход на следующий этап |
|---|---|---|
| Отклики | 80 | 30% |
| Телефонный скрининг | 24 | 50% |
| Собеседование | 12 | 25% |
| Оффер | 3 | 67% |
| Выход на работу | 2 | — |
Что видно из такой таблицы.
Сколько откликов нужно на одного сотрудника. Здесь 40. Если в следующий раз вам нужно нанять двоих, ориентируйтесь на 80 откликов, а не надейтесь, что хватит двадцати.
Где узкое место. Если со скрининга на собеседование доходит меньше половины, вероятно, вакансия обещает одно, а на звонке выясняется другое: зарплата, график, адрес. Исправлять нужно текст вакансии, а не скрининг.
Где теряются хорошие кандидаты. Если из трёх офферов принимают один, проблема в условиях или в скорости. Спросите тех, кто отказался, почему. Обычно отвечают честно.
Считать воронку стоит хотя бы по одной вакансии от начала до конца. Уже это показывает, на каком из этапов найма вы теряете больше всего. А если вы хотите знать, во что обходится каждый наём, посчитайте ещё и стоимость найма.
Как описать процесс найма для небольшой команды
Регламент на двадцать страниц маленькой компании не нужен: его никто не прочитает. Достаточно одной страницы, которую видят все, кто участвует в найме.
Что записать
- Таблицу этапов из начала статьи с вашими именами и сроками.
- Шаблон заявки на подбор из пяти вопросов.
- Список вопросов для телефонного скрининга.
- Критерии оценки на собеседовании для каждой типовой должности.
- Шаблоны сообщений: приглашение, отказ, оффер.
Где вести кандидатов
Самая частая причина, по которой процесс найма рассыпается, — кандидаты живут в пяти местах сразу: отклики на hh.ru, переписка в мессенджере, резюме в почте, пометки в блокноте. Через неделю уже непонятно, кому вы звонили и кого ждёте на встречу.
Решение одно — единая база кандидатов, где у каждого человека есть этап и история контактов. Подойдёт и таблица, если кандидатов немного и ведёт её один человек. Когда вакансий несколько или в найме участвуют двое, удобнее система, где этапы найма — это колонки на доске, а кандидат переезжает из одной в другую. Тогда воронка считается сама, а зависшие кандидаты видны с первого взгляда.
Как проверить, что процесс работает
Раз в месяц задайте себе три вопроса:
- Есть ли кандидаты, которые висят на одном этапе дольше срока из таблицы?
- Получили ли ответ все, кто был на собеседовании?
- Сколько дней прошло от заявки до выхода по последней закрытой вакансии?
Если на первые два вопроса ответ «нет», а третье число уменьшается, процесс найма работает.
Итог
Процесс найма — это не набор действий, а цепочка этапов, где у каждого есть ответственный, срок и понятный результат. Для небольшой компании хватает девяти этапов: заявка, вакансия, разбор откликов, скрининг, собеседование, решение, оффер, оформление и испытательный срок.
Больше всего времени теряется не на работе, а в паузах между этапами. Поэтому первым делом ставьте сроки, вторым — назначайте ответственных, третьим — начинайте считать воронку. Процесс найма умещается на одной странице, и с ним следующую вакансию вы закроете быстрее, чем эту.
Попробуйте Treex бесплатно
Этапы найма в Treex — это колонки на доске: кандидат переезжает из «Отклика» в «Собеседование» и дальше до «Выхода», а у каждого видна история контактов. ИИ-помощник разбирает резюме за 20 секунд и каждое утро подсказывает, кому пора написать, с готовым текстом. Регистрация занимает две минуты, тариф «Старт» бесплатен навсегда.
